Cómo hacer un correcto e-mailing?

Llega fin de año y la mayoría de las empresas tienen por costumbre felicitar a sus clientes con un email, en el que aprovechan para introducir sus servicios o productos; y hacer un poco de marketing. Pero, ¿saben realmente cómo se deben llevar a cabo? ¿Con qué requisitos formales?

Las dos normas de aplicación son:

• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, con su Reglamento de desarrollo.
• Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

En relación con la primera, habrá qu etener en cuenta los arts. 1 y 2, que establecen:

• Artículo 1. Objeto: La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.
• Artículo 2. Ámbito de aplicación: La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado.

Asimismo, el artículo 2.2 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, establece que el reglamento no será aplicable a los tratamientos de datos referidos a personas jurídicas ni a los ficheros que se limiten a incorporar los datos de las personas físicas que presten sus servicios en aquellas, consistentes en nombre y apellidos, las funciones o puestos desempeñados, la dirección postal o electrónica, teléfono y número de fax profesionales. 

En consecuencia, esta ley no será de aplicación cuando se trate de tratamiento de datos de una empresa o persona jurídica o de personal de contacto de la misma

En relación con la segunda, en su art. 21.1 prohíbe de forma expresa el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas. 

Es decir, se desautorizan las comunicaciones dirigidas a la promoción directa o indirecta de los bienes y servicios de una empresa, organización o persona que realice una actividad comercial, industrial, artesanal o profesional; si bien esta prohibición encuentra la excepción en el segundo párrafo del artículo, que autoriza el envío cuando exista una relación contractual previa y se refiera a productos similares. Los mensajes deben, además, mencionar una dirección válida a la que el destinatario pueda enviar una petición de que se ponga fin a tales comunicaciones, así como la identidad del remitente e identificarse de forma clara como publicidad (art. 20) por medio de dicha palabra.

El consentimiento para informaciones comerciales adquiere una gran relevancia y es necesario de manera previa al envío de dichas comunicaciones. Éste se puede prestar de cualquiera de las siguientes formas:

• Mantenimiento de una relación contractual, aunque sea terminada, pero se autorizó el posterior envío.
• Listas de distribución para la recepción de comunicaciones comerciales.
• Autorización expresa.
• Envío de otro tipo de comunicaciones como newsletter o documentos informativos, desde los cuales se pueda acceder a dicha publicidad y en tales casos solicitar el consentimiento. 

Siguiendo estas sencillas pautas, la acciones de emailing no plantearan ningún riesgo para la empresa.